上海外国语大学贤达经济人文学院

电子邮件系统管理办法

上外贤达信〔2022〕5号

第一条 为了建立合理有效的电子邮件系统管理制度以保障邮件服务器以最佳的状态进行工作，避免邮件服务器遭到各类攻击，避免发生滥用电子信箱等情况，特制定本管理办法。

第二条 信息技术与实验管理中心定期为新入职教职工开通免费个人邮箱，邮箱命名规则为：工号@xdsisu.edu.cn。如果需要申请邮箱别名，可直接向信息技术与实验管理中心提交申请。

第三条 因工作需要，需申请单位电子邮箱的单位，可通过一站式服务平台填写申请表，待审批通过之后即可开通单位邮箱。单位邮箱可设置多人接收邮件，要求专人负责管理。

第四条 教职工在职期间，若没有个人申请或其他特殊情况，个人邮箱将一直可用。教职工离职之后，邮箱即被注销。

第五条 教职工个人邮箱仅限本人使用，禁止将本人邮箱转借他人。

第六条 邮箱用户应定期清理过期邮件及邮件附件，以确保整个电子邮箱的正常运行；邮箱及邮箱密码由用户本人负责管理；用户应对其因使用电子邮件不当而导致个人权益受损负完全的责任。

第七条 用户应当对其用邮箱进行的所有活动和事件负法律责任。不得为任何非法目的使用电子邮件服务。不得利用电子邮件服务进行任何可能对互联网或校园网的正常运转造成不良影响的行为。不得利用电子邮件服务传输任何骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料。

第八条 由于技术限制，学校邮件系统不能彻底拦截所有非法邮件及垃圾邮件，用户应提高网络安全意识，主动防控风险，若因收到的电子邮件存在广告、诈骗、病毒木马等造成用户损失，学校不承担责任。若系统由于遭受不可抗拒的原因而导致用户邮件损失，学校不承担责任。

第九条 在学校电子邮件系统管理方面，信息技术与实验管理中心的职责包括：

1.负责维护电子邮件系统的运行、内容的定期备份和故障恢复。

2.负责对用户信息、邮箱容量进行管理。                     

3.负责对垃圾邮件进行过滤，配合公安机关进行非法邮件的检查。

4.因邮件服务器维护而必须暂时停止服务时，应提前以网站公告、群发信件等方式通知用户。

第十条 系统管理员要尊重用户邮件内容的隐私权。系统管理员未经允许不得更改用户密码，不得在未获得用户本人许可的情况下阅读用户邮件内容。不得将邮件备份用于系统恢复、公安机关检查等以外的其它用途。

第十一条 如发生下列情形之一，信息技术与实验管理中心有权随时中断或终止用户电子邮件服务，情节严重的，将移送司法机关：

1.利用电子邮件传播非法或不健康信息；

2.发送存在信息安全隐患的邮件；

3.利用电子邮件对他人进行骚扰；

4.发送或群发超大邮件，造成网络堵塞或者影响其他用户正常访问邮箱的；

5.盗用、破坏他人帐号；

6.违反有关网络信息安全管理条例的行为等。

第十二条 本管理办法自公布之日起执行，由信息技术与实验管理中心负责解释并实施。

附件：

1.群发邮件管理办法

2.学生电子邮箱管理办法

附件1

群发邮件管理办法

为满足校园网用户的实际需求，提高工作效率，同时为了增强邮箱系统的稳定性，降低邮箱被系统锁定的风险，信息技术与实验管理中心为校内有群发邮件需求的单位提供邮件群发服务。

一、服务范围

群发邮件只适合于全员公告、跨部门通知等事项，其他群发邮件不受理。

二、邮件要求

(一) 邮件格式及内容规范，建议使用纯文本格式发送邮件，每封邮件附件大小不超过10MB；

(二) 邮件主题与邮件内容相匹配，不应有诱导之嫌；

(三) 邮件内容必须符合国家法律法规以及学校相关规定，不得发送带有推广营销性质的商业广告类邮件；

(四) 回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人，不要群发回复。

三、服务方式

请登录学校一站式服务平台在线填写申请表，待审批通过之后，管理员会在一个工作日内进行群发操作。

附件2

学生电子邮箱管理办法

学校已经为在校学生开通了免费个人邮箱，邮箱命名规则为：学号@student.xdsisu.edu.cn。学生离校后邮箱即被注销。

学生电子邮箱的管理遵照《上外贤达学院电子邮件系统管理办法》执行。